La mayoría de los líderes de hospitales reciben un apoyo sólido, estrategias y herramientas para guiar transiciones departamentales, mientras que pocos reciben los recursos necesarios para navegar por grandes transiciones de construcción, reingeniería y flujo de trabajo.
Ciertamente el espacio rediseñado ofrece una oportunidad para un nuevo comienzo pero también coloca a los administradores en una posición de riesgo agudo y vulnerabilidad, en otras palabras estos tienen una compleja responsabilidad que compite con las exigencias de la gestión diaria de operaciones hospitalarias.
Por esa razón planificar la transición ayuda a que los administradores comentan menos errores y logren una mayor funcionalidad del personal a la hora de la mudanza, en estos casos construir el edificio desde un inicio con áreas hospitalarias móviles prefabricadas aporta mayor flexibilidad en cuanto a reubicaciones en un futuro.
¿Qué es la planificación de transición?
Básicamente integra la logística física, clínica y operativa de moverse de un espacio a otro e incluye:
- Presupuesto de transición.
- Montaje de equipos para hospitales y estructura adecuada.
- Colaborar con los otros departamentos hospitalarios y grupos auxiliares.
- Distribuir de forma inteligente el personal y circulación de los pacientes.
- Procurar que el servicio de internet no sufra interrupciones y en caso de hacerlo que mantenga un tiempo de inactividad mínimo.
- Planificar cómo será el flujo de trabajo del personal con las configuraciones nuevas.
- Estudiar si es mejor mantener los mismos equipos o reemplazarlos por nuevos, en caso de escoger la última opción pensar en su instalación, adquisición y etiquetado.
- Idear lugares para suministros y sistemas nuevos.
- Probar el nuevo espacio y tecnología antes de usarlo.
- Estudiar cómo adaptar el espacio de forma funcional.
- Planificar las operaciones duales entre departamentos cuando sea necesario, uno de los servicios más comunes que se relaciona con todo el hospital es la emergencia y las salas de operaciones.
- Prepararse en cuanto a los procesos operativos y pruebas mediante el análisis de escenarios clínicos.
- Pensar en todos los problemas que podrían presentarse.
- Planificar contingencias y mitigar riesgos.
- Ajustar el control de infecciones al nuevo espacio.
- Preparar las nuevas políticas, procedimientos y protocolos o en dado caso actualizarlas.
- Mantener un plan de comunicación, mapas descargables y visitas virtuales antes de aperturar el nuevo departamento para orientar al personal.
- Programar la reubicación hora por hora para garantizar la calidad de las operaciones de cuidado y movimiento seguro de pacientes.
- Integrarse con socios externos como por ejemplo los proveedores privados.
- Idear respuestas y acciones en caso de desastre durante y después del traslado.
- Crear un centro de comando después del traslado que gestione posibles problemas.
- Cada 6 meses activar un proceso de evaluación para determinar que todo está funcionando correctamente.
Como leíste anteriormente la planificación de transición abarca una serie de temas estratégicos y operacionales desde el diseño previo hasta la ocupación, más allá del ¿Qué?, ¿Cuándo? o ¿Dónde? La gestión de base siempre será clave en la planificación.
Tipos de transiciones en hospitales
Implementación gradual
Este es el clásico ejemplo donde las unidades de hospitalización que típicamente hacen la transición en fases reubican pequeños grupos de pacientes desde el espacio existente hacia la nueva área.
Ejecución paralela
No es inusual que algunos servicios de salud lleven a cabo operaciones paralelas durante un período de tiempo en una transición, esto significa que las operaciones redundantes ocurren simultáneamente tanto en el nuevo espacio como en el departamento existente y los ejemplos incluyen departamentos de emergencia, de imágenes, laboratorios de análisis virológico y laboratorios de esterilización en estos casos la logística paralela es crucial cuando la construcción no puede interrumpir los servicios 24/7.
Conversión y cambio de una sola vez
Después de horas de oficina o durante un fin de semana es posible cerrar algunos servicios de apoyo no clínicos en un espacio existente, reubicar mobiliario más el equipo y luego reanudar operaciones en un nuevo espacio.
Las oficinas administrativas, las áreas de comunicaciones, registros médicos y los servicios de alimentos pueden utilizar este enfoque al igual que los servicios clínicos programados como por ejemplo los laboratorios para estudiar del sueño y procedimientos de endoscopia.
¿Cuándo iniciar la planificación para trasladar una área hospitalaria?
Antes de responder esta pregunta es importante tomar en cuenta que los hospitales enfocados en hacer las transiciones de una sola vez pierden la oportunidad de aumentar el valor y resultados a largo plazo.
En estos casos la misión de la planificación antes de realizar la transición ayuda a que los usuarios comprendan cómo el nuevo espacio optimiza el trabajo mucho antes de la ocupación, de esta forma el día de la mudanza es simplemente la apertura después de muchos ensayos cuidadosamente orquestados.
En un mundo ideal la planificación de la transición comienza dieciocho meses antes de la reubicación, de esta manera el plan de transición puede informar con tiempo a los diseñadores, ingenieros y arquitectos los problemas para encajar todas las piezas del proceso de construcción correctamente, estas sinergias a la vez permiten que el equipo aproveche todas las oportunidad para mejorar la atención al paciente.
En un artículo anterior hablamos sobre el alcance, beneficios y los diferentes tipos de planificación en transiciones hospitalarias, pero hoy nos enfocaremos en cubrir los elementos de transición exitosa y diferentes formas de distribuir la carga de trabajo de forma eficiente.
¿Qué implica un plan de transición exitoso?
Primero que nada es importante tener un libro con todos los detalles del proyecto, planes de trabajo detallado y listas de acciones, así será posible estudiar estratégicamente los pasos a seguir y crear tácticas que aseguren el éxito de la transición, además existen otros beneficios asociados como por ejemplo:
- Mitigar interrupciones y riesgos.
- Apoyo a equipos multifuncionales que prueban y desarrollan procesos eficientes.
- Cumplimiento de los requisitos regulatorios inmediatamente después de la ocupación.
- Se facilita un nuevo entorno adaptable donde tanto los pacientes como su familia y el personal podrán migrar con facilidad.
El libro que mencionamos anteriormente también debería incluir herramientas de evaluación, plantillas, listas de verificación, cronogramas para las tareas esenciales, guías con pasos discretos de las partes interesadas y consejos claves para tomar decisiones inteligentes en cada fase, incluso es vital incluir los problemas más comunes que podrían presentarse en cada fase pero sobretodo las estrategias para afrontarlos de forma efectiva.
Otra sección interesante que se podría incluir en el libro es una especie de glosario técnico para compartirlo con los contratistas, arquitectos, ingenieros, diseñadores y plomeros evitando confusiones o problemas de comunicación, al tener toda la información registrada en un mismo sitio es posible tener una mejor visión de lo que viene y una perspectiva amplia que no deja pasar ningún detalle.
¿Cómo se mide el éxito de una transición hospitalaria?
Como base es vital saber que las transiciones exitosas previenen lo que nunca debe ocurrir antes, durante o después de la reubicación, en estos casos los equipos que salvan vidas siempre deben estar disponibles ante emergencias y una forma de lograrlo es haciendo simulacros de prueba que garanticen la eficacia en cuanto a las medidas de preparación.
La verdad es que independientemente del país, especialidad del hospital o profesionales las transiciones o reubicaciones departamentales en espacios sanitarios son realmente exitosas no minimizan sino eliminan todos los riesgos.
Además las transiciones exitosas incorporan los intereses del personal, los pacientes, sus familiares y la comunidad, en el caso de las familias el éxito significa encontrar el camino correcto del punto A hacia el B, para el personal el éxito se traduce en comodidad en su entorno de trabajo sobre todo a la hora de movilizarse, mientras que la comunidad no quiere escuchar ruidos todo el día o tener desechos cercanos a zonas residenciales.
Para lograr todas las visiones de éxito anteriores se deben hacer reuniones previas para establecer los resultados deseados y los fines para tomar las acciones correctas, una vez formalizadas estas sirven como un criterio para medir el progreso, e incluso las reuniones son perfectas para determinar indicadores en el desempeño, comparar procesos de atención, mantener la sostenibilidad operacional y presentar resultados clínicos positivos informando a todos los involucrados.
Enfoques de Transición
Cuando los administradores de hospitales enfrentan una transición hay tres formas de distribuir la carga de trabajo y las conocerás a continuación:
Hazlo tú mismo
Al igual que todos los proyectos caseros cuando haces las cosas por ti mismo es posible ahorrar dinero al invertir tu propio tiempo en el proyecto, y si bien uno debe medir el costo al invertir su tiempo en proyectos de transición es imprescindible delegar funciones a profesionales, no todos podemos ser expertos en equipos para hospitales, laboratorios médicos de investigación y sistemas de gases medicinales, cada profesional tiene competencias diferentes en su área que deben respetarse.
Pros y contras de “hacerlo tú mismo”
Ciertamente al supervisar toda la obra es posible mantenerse informado pero cuando las circunstancias imponen un liderazgo de transición por departamentos sobrecargados la ayuda externa es lo apropiado, en estos casos las sesiones iniciales de planificación con un consultor de transición benefician en gran medida todo el proyecto al ofrecer orientación, herramientas para trazar un curso y autoevaluaciones que determinen un enfoque adecuado.
Gerentes de Proyectos Hospitalarios
Para los proyectos de renovación que duran más de un año los hospitales pueden contratar a un director de proyecto interno, esta es la persona encargada de coordinar entre el equipo de construcción, el jefe de departamento y los departamentos auxiliares que todo se lleve a cabo correctamente.
Pros y contras de los gerentes de proyectos hospitalarios
Aunque representan una ayuda enorme reduciendo parte de la carga de los administradores del hospital los costos de estos profesionales son sumamente elevados, aunque representan una solución para hospitales en casos de reubicación es importante discutir todos los costos con anterioridad.
Consultor de transición hospitalaria
Este representante personaliza un acercamiento a las necesidades, ambiente y al equipo en general facilitando todo el proceso.
Pros y contras de contratar a un consultor de transición hospitalaria
La terminación de la construcción no es el «juego final», y si bien la preparación organizacional es fundamental para una transición suave al inicio tampoco es el final de la carrera.
Mover un departamento a un nuevo espacio es un comienzo de mejora continua, por eso es importante hacerlo bien ya que establece diferentes acciones a futuro.