Al navegar en la web y buscar información sobre hospitales la mayoría de artículos que encontramos hacen referencia a equipos médicos, personal de salud y algunas citas en complementos, pero es muy poco el contenido que se comparte acerca del diseño, construcción y menos sobre presupuestos a nivel hospitalario, pero estos temas son igualmente importantes y determinan de forma exponencial el futuro de los servicios, atención y distribución de los recintos médicos.
La clave para el éxito de un proyecto de construcción de asistencia sanitaria es un presupuesto controlado y aprobado por todas las partes interesadas, esto sienta las bases para la aplicación de prácticas que no sólo logren ahorrar dinero en cuanto a instalación de equipos, sino mejorar el servicio que se prestará en un futuro a la vez de atraer a los profesionales más calificados.
Se deben tomar en cuenta factores como la estimación de costos, cubrir las necesidades y deseos de los diferentes grupos involucrados, determinar la frecuencia de órdenes de cambio y observar que nivel de atención se desea brindar.
Desarrollando el presupuesto
Anteriormente el presupuesto se basada en el porcentaje de costos referente a la construcción proyectada, pero con el paso de los años la industria reconoció que actualmente dos hospitales con el mismo espacio pueden ofrecer servicios completamente diferentes, dando lugar a diversos costos de los equipos médicos, servicios y hasta elementos para amueblar, todo dependerá de la función principal que se está buscando.
Es importante pensar a futuro en proyectos de expansión o renovación que puedan afectar las necesidades de almacenamiento actuales, después de considerar múltiples factores la organización de atención médica determinará si el presupuesto debe incluir los costos adicionales, tales como impuestos, fletes, la inflación, el seguro para los equipos almacenados, los costes de almacenamiento, instalación, planificación de la transición y varias contingencias.
Estimando costos
La estimación de gastos abarca muchos elementos similares que el presupuesto, así como datos clínicos, las decisiones inspiradas en el diseño, las consideraciones de la cadena de suministro y otros factores; el mejor proceso para armar esta información es planificar una serie de reuniones basadas en el pre-diseño.
Es vital que todos sean participes en el proceso de planeación (por ejemplo, personal administrativo, directores clínicos y médicos) para que entiendan y apoyen la visión de la organización, esto se denomina reuniones de usuarios clínicos y son esenciales para desarrollar una estimación de costos fiables, los médicos adecuados y los miembros del personal deben ser llevados a las reuniones de diseño y planificación.
Por ejemplo, una enfermera podría saber que se necesitan características especificas para un dispensador de medicamentos automatizado, pero no sabe cuál es el modelo apropiado o cómo se adquiere. Por lo tanto, el aporte de las finanzas, informática y farmacia son críticos para la selección, contratación y ejecución.
El personal clínico puede ayudar a identificar los factores específicos del proyecto tales como aplicaciones clínicas, regulaciones gubernamentales, volúmenes de prueba o procedimiento, datos demográficos del paciente y las preferencias del personal.
Lo más importante, es que el equipo del proyecto sea para que todos y cada uno de los sistemas cumpla con los criterios del programa.
Sin embargo se debe tener cuidado, porque un proyecto de construcción a veces puede ser visto por el personal como una oportunidad para obtener los elementos que solicitaron en los presupuestos de capital anteriores pero se les negó, esa lista de deseos debe considerarse únicamente después de todo el equipo médico necesario para cumplir con los objetivos clínicos.
Gestión de cambio
En algún momento, puede existir una variación entre el presupuesto inicial y la estimación de costes desarrollado durante la planificación.
Si el equipo médico posee un coste estimado menor que el presupuesto inicial, el equipo del proyecto no debe buscar maneras de pasar lo que puede ser percibido como dinero extra, en cambio si el equipo médico de estimación de costos es más que el presupuesto inicial, el equipo debe buscar la manera de reducir la estimación de costos.
El enfoque dependerá de la magnitud del cambio, algunos ajustes podrían requerir un simple cambio en el fabricante o modelo de un artículo o un cambio significativo en el alcance del proyecto.
En este proceso pueden darse miles de discrepancias entre altos costos al adquirir tecnología avanzada, pudiendo ser compensadas por las eficiencias operativas pero esto dependerá de los objetivos reales.
En cualquier caso, el presupuesto inicial y el equipo médico de estimación de costos deben reconciliarse antes de que comience la contratación.
Al final de la fase de diseño, debe establecerse un calendario de adquisiciones sobre la base del programa de construcción, demoras en la construcción debido a no tener el equipo in situ pueden costar más que el propio equipo; por otro lado un proceso de adquisición exitosa que se mantiene dentro del presupuesto implica un esfuerzo de colaboración, revisión continua y la comunicación de resultados medibles a lo largo de la vida del proyecto; el resultado final podría significar tener dinero de sobra para hacer frente a la lista de artículos deseados en parte o en su totalidad.
En el caso que se haya gastado menos de lo esperado, deben tener cuidado de no gastar los ahorros antes de la liquidación de todas las cuentas.
Por cada orden de compra que está por debajo del presupuesto es probable que haya uno que sea por encima del mismo, un informe de estado del presupuesto, comparar el impacto de las compras para el cálculo del coste y su relación con el presupuesto debe ser emitido al menos mensualmente por cada departamento.
Instalación y liquidación
La planificación y gestión cuidadosa da frutos cuando el proyecto entra en la fase de instalación y liquidación, debido a que el equipo del proyecto ha creado el marco para el manejo de situaciones imprevistas.
Por ejemplo, todavía es posible que una pieza de equipo médico llegue y no cabe en el área para la cual se planeó o carecen de los servicios públicos que requiere.
Si algún elemento se debe ajustar, o una toma de corriente debe ser añadida para un refrigerador debajo del mostrador, se pueden producir una orden de cambios o retraso, ambos pueden afectar el presupuesto del proyecto.
Afortunadamente, muchas de las causas de las órdenes de cambio en el pasado ahora se pueden identificar y evitar utilizando el modelado de información de edificios.
