El transporte y almacenamiento de materiales médicos es un trabajo que muchos menosprecian pero requiere innumerables horas de manejo del personal sanitario en todo el hospital.
A nivel mundial las enfermeras gastan alrededor de un 20% o más de su tiempo total buscando, transportando, contando o clasificando materiales y hay casos donde gastan hasta un 50% de su tiempo en este tipo de tareas.
Este reto se presenta en todos los rincones de los hospitales pero para fines ilustrativos se debe prestar más atención a las salas de operaciones.
Estas sin duda son el corazón del sistema sanitario y por esa razón se unen los esfuerzos de diseñados, ingenieros, arquitectos y de los propios médicos para crear espacios eficientes en todos los sentidos.
Además las salas de operaciones tienen muchas cadenas de suministros claves como los instrumentos quirúrgicos, materiales básicos y equipos médicos móviles entre otros.
a esto debemos añadirle las demandas de los cirujanos y anestesiólogos que en muchos casos tienen preferencias personales en donde, como y cuando se administran los materiales.
Por esa razón es tan importante sincronizar todo el sistema desde el almacenamiento hasta su uso.
Un hecho inevitable es que a medida que la demanda continúe creciendo los problemas aumentarán mientras no existe organización, cada hospital está buscando formas de mejorar sus tiempos de atención, optimizar su funcionamiento y adaptarse al entorno tan cambiante.
Sin embargo casi todos los hospitales han sacrificado espacios quirúrgicos cruciales para satisfacer las necesidades de almacenamiento, de hecho algunas salas conjuntas se utilizan principalmente como almacenes pero todo depende de las necesidades reales de la institución, además los retrasos relacionados con la búsqueda de herramientas, suministros y equipos podría complicar la condición de un paciente en segundos.
Trucos para optimizar el almacenamiento de materiales médicos
Si el personal está gastando el 20 % o más de su tiempo en la administración de suministros, ¿Se necesita más personal o una mejor administración? Encontrarás la respuesta a esta pregunta y otras a continuación:
La clave está en tener lo que se necesita donde se necesita y en el momento justo, además tanto el diseño como las operaciones merecen atención.
Al construir o renovar los espacios de almacenamiento existe la posibilidad de eliminar tanto los gastos iniciales como aquellos continuos mientras se hace más fácil el camino, y al considerar el espacio muchas veces menos es más.
En la mayoría de los casos la oportunidad de remodelar estos espacios son pocas, y los prejuicios tienden a orientarse más hacia la habilidad clínica y competencia personal que a los sistemas y estructura, la buena noticia es que los diseñadores saben que los requisitos de los usuarios son apasionadamente claros pero a menudo inapropiados.
Es un error diseñar las instalaciones de mañana usando el pensamiento de ayer, y a pesar que la apariencia sea actualizada el edificio puede ser funcionalmente ineficiente antes de abrirse, incluso muchos diseños hospitalarios son demasiado genéricos y pocos flexibles.
Menos es más
Un error durante las construcciones es crear estantes y gabinetes aleatorios en todas las habitaciones que no tienen un uso claro, creando problemas a futuro en todo el proceso de almacenaje, búsqueda y uso, por esa razón en la etapa del diseño es vital definir no sólo el espacio sino también detalles de interiores.
Diseño orientado al propósito
Cada espacio necesita ser llenado con un fin específico, así evitamos que falten o sobren ambienten en el diseño que en muchos casos son responsables del desorden, este último con el tiempo se acumula ocultando materiales importantes dificultando el proceso de búsqueda que podría restarle tiempo valioso a una enfermera.
La escasez exige precisión
Los espacios más pequeños requieren una mejor gestión, pero también facilitan el conocimiento de los niveles de inventario, limitan la cantidad de recuentos, búsqueda y minimizan daños en los equipos para hospitales, por supuesto esto sólo funciona como parte de un enfoque holístico porque dejar espacios sin función no tiene muchos beneficios.
Diseñar en base a las necesidades
El espacio de almacenamiento adicional sin propósito no es algo inteligente ni flexible, normalmente en los hospitales hay demasiados espacios en zonas equivocadas y no lo suficiente en las áreas correctos, siempre es vital tomar en cuenta que cada equipo tiene funciones y necesidades diferentes que deben ser atendidas, por esa razón la personalización en el diseño es una de las premisas más funcionales.
Integrar carritos de almacenamiento de materiales médicos
Estos son pequeños, organizados, ligeros y maniobrables haciendo que el transporte de materiales médicos sea más sencillo al necesitar material en las habitaciones o áreas específicas, en pocas palabras son la solución perfecta para tener equipos a la mano que se necesitan donde realmente el trabajo sucede y no en las estanterías.
La flexibilidad es primordial
Nunca debemos olvidarnos de planificar en base a posibles cambios, en muchos casos las salas destinadas a una especialidad terminan cambiando temporalmente a otra y es importante estar preparado para ello, en este sentido la construcción modular en hospitales es una de las mejores opciones que permite implementar cientos de ideas.
Los diseñadores deben comenzar asumiendo que cada almacén, gabinete y estante será del tamaño incorrecto y en el sitio equivocado para después buscar nuevos enfoques, una alternativa es el almacenaje móvil que se basa en el siguiente lema “nada fijo y todo modular”.
Cuando los sistemas de almacenaje están bien diseñados y mantenidos es sorprendente cuanto espacio se puede ahorrar, como se optimiza el trabajo del personal y el flujo hospitalario.
