A nivel mundial los hospitales están interesados en mejorar su eficiencia pero no todos pueden permitirse costear una renovación.
La buena noticia es que afortunadamente existen una variedad de estrategias que aumentan la eficiencia en instalaciones existentes sin problemas.
De hecho algunos hospitales contratan empresas que se especializan en optimizar espacios en vez de remodelarlos, un dato curioso es que esta tarea es más sencilla en áreas hospitalarias móviles prefabricadas al buscar oportunidades de optimización que son relativamente fáciles de identificar e implementar.
Por otro lado todos hemos experimentando el retraso que se genera cuando tenemos prisa y sólo hay un cajero en la tienda.
Lo mismo puede ocurrir en la sala de espera de un hospital cuando sólo hay una persona registrando a los pacientes.
No es necesario remodelar sino optimizar los recursos que ya se tienen
Una enfermera realizando triaje manejándose con un antiguo sistema de comunicación enfermo-enfermera o un sólo terapeuta respiratorio con más de 15 pacientes que esperan tratamiento, estos mismos problemas se aplican a los objetos inanimados como por ejemplo una remodelación sin presupuesto o equipos para hospitales que no van acorde con una estructura del siglo pasado.
Cómo aumentar la eficiencia utilizando instalaciones existentes
Pero a veces hay que conformarse con lo que tienes, entonces
¿Qué hacer con este principio en entornos hospitalarios?
Es importante tener en cuenta que no siempre es necesario remodelar, pero esto no se adapta a las necesidades de todos los hospitales y sus departamentos.
En el caso de los cuellos de botella que se forman en las salas de espera es vital optimizar el proceso de registro, cuando ahorramos aunque sea 1% del tiempo determinado en una actividad estos segundos o minutos se suman a lo largo del día dando como resultado acciones eficientes.
Por ejemplo al crear salas con camas previas a la admisión del paciente el proceso se transforma mejorando su atención y reduciendo el tiempo de espera sin sentido.
Un truco genial es extender el proceso sobre otros miembros del personal o disminuir el número de personas que pasan por un punto único de recepción.
Por ejemplo al exigir la revisión de seguridad sólo para los pacientes y la familia que van a las áreas de tratamiento se reducen los tiempos de espera considerablemente.
En caso de agregar capacidad incluso durante un período de tiempo limitado lo mejor es establecer una métrica que te ayude a saber cuándo implementar dicha capacidad adicional.
Aunque suene confuso se trata de probar con números que vas por un buen camino; en algunos hospitales de los Estados Unidos se ha comprobado que no es necesario remodelar la recepción haciendo más amplio el espacio sino optimizando el proceso de admisión.
Por ejemplo al integrar personal con capacitación cruzada es posible agilizar todo el proceso, si hay más de 3 personas en la cola de admisión no lo pienses 2 veces y mueve al personal departamental (enfermera encargada, coordinador de flujo, enfermera flotante) a la admisión para manejar la carga, y una vez que la cola disminuya el personal extra vuelve a sus posiciones originales.
¿Realmente el hospital necesita más espacio?
Por más contradictorio que parezca a veces los hospitales tienen demasiado espacio para realizar tratamientos en vez de equilibrar todas las áreas incluyendo admisión, hospitalización y salas de operaciones entre otros, cuando se distribuyen bien las instalaciones existentes es posible lograr resultados asombrosos sin la necesidad de remodelar, además se ha demostrado que las personas tanto como los procesos tienen una tendencia a disminuir su velocidad de trabajo o flujo cuando hay más espacio de por medio.
Piensa en el estudiante de secundaria que tiene dos meses para trabajar en una tarea pero realmente no siente la urgencia hasta los dos últimos días.
Un efecto similar puede ocurrir cuando una sala de emergencias tiene demasiados espacios para tratamientos en relación a las otras áreas.
Hay una tentación de añadir camas pero al hacerlo el modelo de dotación del personal podría no funcionar tan eficientemente, más importante aún el área de espera se puede vaciar pero dentro del área de tratamiento la sensación de urgencia disminuye y la atención se relentiza.
Un enfoque para contrarrestar esta dinámica es prevenir la tendencia natural que la gente tiene de expandirse al espacio disponible.
Por ejemplo cuando un hospital tiene una carga de pacientes estacional que un claro ejemplo es durante el invierno donde tienen entre un 30% a 40% más de pacientes que en el verano las necesidades cambian radicalmente igual que el espacio, tratamientos y las acciones del personal.
En estos casos es necesario reajustar el espacio con un área entera en invierno que podría cerrarse durante el verano cuando no es necesario.
Incluso el clima, la temporada y las acciones de los pacientes en fechas específicas nos dice cuándo tendremos una mayor afluencia y por ende será necesario adaptar el espacio a las prioridades del momento según lo que conocemos hasta esa fecha.
¿Cuestionar todo?
El cambio es una de las cosas más difíciles de enfrentar tanto para las personas como para las organizaciones y los departamentos de emergencia.
Con el ritmo y el nivel de estrés que enfrenta el personal sanitario día tras día en estas áreas encontrar el tiempo para detenerse y desafiar los supuestos puede ser extremadamente difícil, no importa el esfuerzo que se necesite para cambiar un proceso probado y verdadero pero la buena noticia es que se puede hacer.
