Estrategias para mejorar los procesos en un hospital

Dentro de la estructuración hospitalaria confluyen un sinfín de dinámicas internas en torno a las distintas áreas y servicios. Una de ellas es la denominada “logística hospitalaria”, que es la encargada del diseño, la planificación y la ejecución de las actividades de aprovisionamiento, gestión del inventario y reposición de los insumos médicos y farmacológicos.

En términos más específicos, la logística hospitalaria agrupa la actividad de compras, la recepción, el almacenaje y la distribución de los productos utilizados para los procesos internos. Por ello, deben planificarse soluciones para hospitales que optimicen estos procesos.

Estrategias para mejorar los procesos en un hospital

De la gestión eficiente de estas actividades depende el óptimo funcionamiento del centro de salud, ya que de allí deriva el suministro de insumos y medicinas. Pero, además, también contribuye con una mejor eficiencia financiera.

A continuación, presentaremos 7 recomendaciones para optimizar la logística hospitalaria y asegurar un funcionamiento adecuado en cada función.

  • Examinar los procesos

Una logística hospitalaria óptima va a depender de una buena comprensión de los pasos que implica. Por ello, es recomendable la observación o monitoreo de cada proceso involucrado.

El personal encargado debe conocer y entender la forma correcta de llevar a cabo las actividades, así como la importancia y necesidad de cada una de ellas, desde la programación de las solicitudes de compras de medicamentos e insumos, hasta la dispensación para los pacientes y los sectores.

Saber cómo se están realizando las actividades permite identificar los fallos o ineficiencias en cada etapa y, consecuentemente, aplicar estrategias que permitan una restructuración para agilizar  los procesos.

  • Preparar eficientemente el centro de distribución

Es difícil negar que la gestión del stock de medicamentos e insumos hospitalarios es uno de los grandes retos de las empresas del sector. La mayor dificultad es que los materiales son delicados y perecibles, por lo que requieren un trato especial, con el fin de que se puedan aprovechar por más tiempo.

El centro de distribución de insumos, necesariamente, debe contar con ambientes climatizados, así como con espacios de almacenamiento apropiados. Por razones de practicidad, dentro del stock los insumos más usados deben ubicarse adelante, con lo que se facilita su distribución.

Un centro de distribución eficiente permite una mayor fluidez de toda la logística hospitalaria, por lo que debe prestársele especial atención.

  • Vincularse con los proveedores

Las actividades de la logística hospitalaria presuponen un relacionamiento frecuente con proveedores. Siendo así, vale la pena mantener una relación próxima, con la finalidad de mejorar la relación logística ya que, con ello, se puede lograr el desarrollo de iniciativas conjuntas para resolver los fallos en la cadena productiva.

Dicho esto, también es recomendable la integración de la gestión del stock del hospital con el sistema de ventas del proveedor, para agilizar los pedidos y garantizar un abastecimiento constante, aunque no se haya realizado el pedido de forma explícita por parte de los empleados, pues, el proveedor envía los lotes requeridos una vez que recibe el aviso de que el stock tiene la cantidad mínima de productos.

Finalmente, a propósito de la existencia de Internet, se puede integrar el sistema de gestión hospitalaria con sitios de compras en línea. Con ello, pueden hacerse los pedidos necesarios a través de la web y se reciben en un plazo programado.

  • Automatizar procesos

La logística hospitalaria puede ser más eficiente con el uso de la tecnología. Al respecto, la gestión del stock puede integrarse con otros sistemas del hospital para optimizar el flujo de información, además de reducir la cantidad de trabajo administrativo.

En ese sentido, se notará un aumento efectivo de productividad en todos los sectores del hospital, ello sin contar con la disminución de fallos humanos al llenar los datos en formularios de control.

  • Invertir en la logística reversa

Como los medicamentos e insumos tienen una limitada vida útil, muchas veces pueden vencerse o dañarse sin haber sido aprovechados.

Por esa razón, vale la pena aplicar una política de “logística reversa”, que consiste en la devolución de los medicamentos e insumos no utilizados. Aunque también puede generarse la estrategia de  compartir esos insumos con otros establecimientos de salud.

Inclusive, pueden desarrollarse dinámicas cooperativas entre distintas unidades médicas, logrando que los productos del stock circulen y no se dañen sabiendo que otros centros asistenciales los necesitan.

  • Rastreo

Una buena gestión logística hospitalaria procura conseguir niveles de excelencia en la cadena productiva. Por ello, se debe considerar el rastreo de los productos médicos y farmacológicos.

Para el rastreo puede implementarse el uso de los códigos de barras, con lo que se permite el control de los movimientos, desde la salida del proveedor hasta la administración en las camas.

Este procedimiento contribuye, por un lado, con una gestión óptima de los almacenes y, por otro, permite conocer el tránsito que ha tenido el producto, es decir, de donde proviene, cuáles áreas ha pasado, etc.

  •  Indicadores de desempeño

Es importante señalar que como toda área de gestión, la logística debe ser acompañada por medio de indicadores de desempeño que indiquen el nivel  de eficacia de los procesos y del equipo.

En ese sentido, debe comenzarse por establecer retos, como la reducción de costos, así como metas en cuanto a control de medicinas, calidad en la atención, mantenimiento del stock, agilidad en la separación y destinación de los productos, etc.

Seisamed

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